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Wie wir mit unserer Kundin eine preisgekrönte Online-Kanzlei entwickelt haben.

JUSTLAW – Anwältin für Digital Natives

Das meiste können wir heute in unserem Leben online erledigen. Einkaufen, Essen bestellen, Tische reservieren oder ähnliches funktioniert mit einem Fingertipp auf dem Smartphone.
Warum aber funktioniert das bei einem Anwalt nicht?
Eine Kanzlei aus Hamburg trat 2023 an, daran etwas zu ändern, und wurde am Ende für ihren Mut sogar mit einem Branchenpreis belohnt.

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Digital Natives würden niemals auf die Idee kommen, für eine Überweisung zur Bank zu fahren und sie am Schalter zu erledigen. Wenn sie Rechtsbeistand brauchen, sind sie heute in der Regel doch dazu gezwungen, genau das zu tun. Wie aber sieht eine digitale Experience für eine Online-Kanzlei aus? Mit welchen Fragestellungen kommen die Mandantinnen und Mandanten auf die Kanzlei zu? Und wenn die Kanzlei erfolgreich ist: Wie bewältigt man die ganzen eingesandten Fälle? JUSTLAW und cosee scheinen auf all diese Fragen eine Antwort gefunden zu haben, die nicht nur die Mandantinnen und Mandaten überzeugte, sondern auch eine Fachjury.

Das Ziel: Ich will gerne in die Kanzlei!

Niemand hat Situationen gern, in denen man rechtlichen Beistand braucht. Egal ob es um Streit mit dem Vermieter, dem Arbeitgeber oder einen Verkehrsunfall geht. Eigentlich würde man sich in dieser Situation gerne rechtlich beraten lassen. Aber es gibt viele Hürden, die abschrecken. Befragungen im Rahmen von Customer Interviews ergaben, dass sich etliche Menschen abschrecken lassen, einen Anwalt oder eine Anwältin aufzusuchen. Sie sind der Meinung, dass das bestimmt sehr teuer wird und damit erstens nicht im Verhältnis zum Schaden steht und zweitens ihre finanziellen Möglichkeiten übersteigt.

Insbesondere für die jüngeren Generationen kommt aber noch ein weiterer Aspekt hinzu. In eine Kanzlei fahren, dort mit einem Anwalt sprechen und auf Nachfrage alle notwendigen Unterlagen ausgedruckt parat haben? Das schreckt Digital Natives ab. Im Mai 2023 brachte uns ein Partner mit einer Anwältin zusammen, die die kühne Idee hatte, für diese Zielgruppe eine Online-Kanzlei anzubieten. Es sollte möglich sein, die Rechtsberatung komplett online abzuwickeln.

Wie bei uns üblich starteten wir mit der Kundin in Form eines Product Discovery Workshops, um die Idee und die angepeilte Zielgruppe genauer zu verstehen. In diesem Workshop entstanden eine Vision und Strategie für das Produkt unter Verwendung des Product Vision & Strategy Canvas.
Gemeinsam mit der Auftraggeberin wurde uns schnell klar, dass eine Online-Kanzlei die gängigen Vorbehalte der digitalaffinen Kundschaft ausräumen und Vertrauen schaffen musste. Dazu waren insbesondere vier Aspekte wichtig:

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Eine kostenlose Erstberatung sollte der Kundschaft die Angst nehmen, dass sie sich in eine Kostenfalle begeben.

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Es sollte im Wesentlichen asynchrone Kommunikation zwischen Anwältinnen und Anwälten auf der einen und Mandantinnen und Mandanten auf der anderen Seite geben und damit keine komplizierten Terminvereinbarungen oder ähnliches.

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Moderne digitale Lösungen bieten sogar für eine Pizzalieferung eine Sendungsverfolgung. Wie weit ist meine Pizza gerade? Ein Blick aufs Smartphone genügt. Die digitale Kanzlei sollte eine ebenso transparente Übersicht über den Fall geben – auch auf dem Smartphone.

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Früher oder später braucht es bei jeder Rechtsberatung Dokumente wie Verträge oder Schriftverkehr. Es musste möglich sein, diese Dokumente einfach per Foto hochzuladen.

Es sollte also eine User Experience entstehen, die Menschen Lust darauf macht, sich rechtlich beraten zu lassen! Ausgestattet mit diesen Leitplanken für das Produkt JUSTLAW starteten wir auf die erste Etappe der Reise.

Erste Version nach einem Sprint und Laufruhe für die Kundin

Unsere Kundin hatte durch den Discovery Workshop schon einen guten Einblick in unsere Arbeitsweise bekommen. Trotzdem galt es, (ihr) zu beweisen, dass wir ein solches Produkt auch umsetzen können. Wir als Produktentwicklungsdienstleister mussten bei ihr genauso Vertrauen aufbauen, wie es die spätere Kanzlei bei der Kundschaft tun sollte. Wie haben wir das erreicht?

Wir bei cosee organisieren unsere Entwicklung in der Regel nach Scrum und verwenden Sprints von zwei Wochen Länge. Da lag es nahe, dass wir die erste funktionierende Produktversion in einem Sprint entwickelt haben. Natürlich hatte diese Version noch Einschränkungen – insbesondere in Richtung der Anwältinnen und Anwälte. Trotzdem war es eine voll funktionsfähige erste Produktversion einer App, über die sich ein Fall anlegen ließ.

Digitale-Kanzlei-Mobile-App Fall anlegen

Ausgehend von dieser Basis wuchs die Funktionalität immer weiter – zunächst in Richtung der zukünftigen Mandantschaft. So können die Nutzer heute einfach per Nachrichten asynchron mit ihrem Rechtsbeistand interagieren. Das kommt den Digital Natives sehr entgegen.
Für die Kundin war unser selbstständiges Arbeiten eine sehr große Entlastung: Sie brauchte sich nicht ununterbrochen mit Details der Produktentwicklung auseinandersetzen, sondern konnte sich in erster Linie um ihre Kanzlei kümmern.

Blitzschnell entwickelte cosee aus meiner Geschäftsidee ein reales Produkt. Ich konnte mich auf meine Mandanten und meine Kanzlei konzentrieren, während mir cosee kontinuierlich die Arbeit vereinfacht hat. Mit cosee habe ich einen verlässlichen Partner gefunden, der schnell sichtbaren Mehrwert schafft.

Mariam Shoja, LL.M.

Lösung überzeugt auch eine Fachjury

Das Verfahren, die neue Online-Kanzlei JUSTLAW schrittweise in Betrieb zu nehmen, hat sich auch im weiteren Verlauf absolut bewährt. Wir sind dabei von außen nach innen vorgegangen. Das bedeutet, dass wir zunächst nur das Produkt für die digitalaffine Mandantschaft gebaut haben. Die Kundin verwaltete ihre Fälle vorerst weiterhin in ihrer bestehenden Anwalts-Software. Dieses Vorgehen hat das Umsetzungsrisiko stark reduziert – große Software-Entwicklungsvorhaben scheitern deutlich häufiger als kleine.
Im nächsten Schritt galt es, die bestehende Anwalts-Software zu ersetzen, damit sie sich perfekt in den Prozess von JUSTLAW einfügt. Der Fokus schwenkte also von der digitalaffinen Mandantschaft zu den Anwältinnen und Anwälten, die die Fälle bearbeiten.

JUSTLAW Desktop View Backoffice Fallansicht

Nun sollte man sich früh mit dem Gedanken beschäftigen, was passiert, wenn das Angebot von JUSTLAW sehr erfolgreich wird. Technisch waren dem Wachstum durch eine konsequente Cloud-Architektur kaum Grenzen gesetzt. Aber Anwältinnen und Anwälte lassen sich in der Regel schlechter skalieren als Cloud-Ressourcen. Dafür hatte die Kundin die kluge Idee, dass sich externe Anwälte bei JUSTLAW registrieren und dort Fälle übernehmen können. Die Umsetzung der Funktionalitäten für externe Anwälte und deren nahtlose, sichere und datengeschützte Integration bildeten den dritten Schritt der Umsetzung. Und die ersten „Externen“ waren auch gleich angetan von der neuen Software. Die ersten überzeugten Mandantinnen und Mandaten hatten die Dienste von JUSTLAW benutzt und erste externe Anwältinnen und Anwälte äußerten sich positiv über die Arbeit mit der Lösung. Das war ausreichend positiver Rückenwind für unsere Kundin, das Produkt für den Legal Tech Kanzleipreis des Deutschen Anwaltvereins einzureichen.

Und auch die Fachjury dieses alle zwei Jahre vergebenen Preises ließ sich überzeugen und kürte JUSTLAW zum besten Newcomer. Dabei fielen der Jury genau die Aspekte auf, mit denen die Kundin und wir zu Beginn im Discovery Workshop den Grundstein gelegt hatten.
Dadurch fühlen wir bei cosee uns darin bestärkt, eine zielführende Produktentwicklung mit einer Product-Discovery-Phase zu beginnen. Danach sind wir mit den passenden Leitplanken ausgestattet, die Lösung zügig und vor allem selbstständig zu entwickeln – was zu einer großen Laufruhe bei unseren Kunden führt.

Hast auch Du eine Produktidee, aber nicht die Kapazitäten dafür? Lass uns gerne miteinander sprechen.

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Funktionsumfang
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Digitale Online-Akte und Dokumentenverwaltung
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Dynamische Anzeigelisten von Fällen, Mandanten und Anwälte
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Unterschiedliche Benutzerrollen und -zugänge
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Direkte Kommunikationskanäle
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Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen & Push-Benachrichtigungen
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Profilverwaltung für Mandanten und Anwälte
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Ausschreibung von Fällen an externe Anwälte

Wie wir mit unserer Kundin eine preisgekrönte Online-Kanzlei entwickelt haben.

JUSTLAW – Anwältin für Digital Natives

Fakten & Eckdaten

Das Ziel: Ich will gerne in die Kanzlei!

Erste Version nach einem Sprint und Laufruhe für die Kundin

Lösung überzeugt auch eine Fachjury

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