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Wie wir in vier Monaten eine komplette virtuelle Messe aus dem Hut gezaubert haben

SPIEL.DIGITAL – Digitalisierung im Zeitraffer

Die SPIEL ist die weltweit größte Messe für Brett- und Gesellschaftsspiele. Jedes Jahr im Oktober kommen Begeisterte aus der ganzen Welt zusammen und feiern vier Tage lang ein Fest der Spiele. Auch hier ist 2020 alles anders. Im Mai entschied der Veranstalter, der Friedhelm Merz Verlag, die Präsenzmesse um ein Jahr zu verschieben und stattdessen im selben Jahr eine digitale SPIEL zu veranstalten. Damit begann die Uhr zu ticken. Denn am 22. Oktober sollten die virtuellen Messetore öffnen.

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Eine Messe digitalisieren, die in über 30 Jahren zu Weltruhm gekommen ist? In nicht viel mehr als vier Monaten und mit einem festen Endtermin? Noch dazu für Brettspiele, ein Thema, das bewusst mit einem sehr physischen Erlebnis verbunden ist? Bei einem solchen Projekt kann man schon ab und zu Angst vor der eigenen Courage bekommen. Genau an ein solches Projekt haben wir uns bei cosee mit der SPIEL.digital aber gewagt. Die zentrale Frage während des gesamten Projekts war: Wie muss eine gelungene virtuelle Messe für Brettspiele aussehen? Und wie bekommen wir das in der kurzen Zeit hin?

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Der Weg zu einer digitalen SPIEL

Im Mai 2020 gab der Veranstalter der SPIEL bekannt, die Präsenzveranstaltung auf das nächste Jahr zu verschieben. Stattdessen sollte es im Oktober zum bereits festgelegten Messetermin ein digitales Event geben und die Umsetzung dieser Plattform bald ausgeschrieben werden. Wir von cosee waren einer von ca. 20 Teilnehmern an dieser Ausschreibung. Am Ende überzeugte den Veranstalter an unserem Angebot, dass es sehr aufwändig und mit viel Mühe und Liebe zum Detail gestaltet war. Außerdem haben wir viele begeisterte Brettspielfreunde (und langjährige Besucher der Messe) in unseren Reihen und unsere monatlichen cosee-Spieleabende fanden seit Beginn der Pandemie auch schon online statt. Wenig später traf sich das cosee-Team dann mit Familie Metzler zum einem Product Vision Workshop. Dominique Metzler veranstaltet die Messe seit Jahrzehnten und ihr Sohn kennt sie auch in- und auswendig – da ist klar, dass beide wissen, wer weshalb auf die SPIEL kommt. Wir beschäftigten uns mit Fragen wie

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Welche Personengruppen kommen eigentlich auf die SPIEL?

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Was macht die Messe für diese Personengruppen wertvoll?

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Welche Elemente der physischen Messe müssen wir unbedingt ins Digitale transportieren?

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Welche neuen Möglichkeiten gibt es im Digitalen?

Mit diesem Workshop nahm die Vision für uns Gestalt an. Sie war ein wichtiger Kompass auf unser weiteren Hochgeschwindigkeitsreise.

„Herzlichen Dank an das ganze Team von cosee, das die SPIEL.digital mit uns in kürzester Zeit auf Weltklasseniveau mit viel Herz umsetzt!“

Max Metzler, Friedhelm Merz Verlag GmbH & Co KG

Die Messe nimmt als Brettspiel Gestalt an

Außerdem entstand in diesem Termin die Idee, die klassischen Hallenpläne fallen zu lassen und die Messe wie ein Brettspiel zu gestalten. In diesem Zusammenhang entwickelte unsere Designerin Anja mit den Themenwelten auch das Herzstück der Messe. Sowohl die Messeübersicht als auch die einzelnen thematischen „Hallen“ sehen dabei wie das Spielfeld eine Weltraumspiels aus. So können die Messebesucher wie auf einer echten Messe von Stand zu Stand schlendern. Für die Illustration der „Stände“ konnte unser Kunde den Brettspielillustrator Franz Vohwinkel gewinnen. Spiel:Digital Ausschnitt

Virtuelle Messen bieten aber nicht nur neue Möglichkeiten, sie erzeugen auch neue Herausforderungen. Zum Teil sind sie Fluch und Segen zugleich. Nehmen wir das Prinzip „Hop On, Hop Off“ als Beispiel. Die Messe ist eine Web-Anwendung wie jede andere. Ein Mausklick genügt, um sie zu betreten oder zu verlassen. Deswegen braucht eine virtuelle Messe sehr viele spielerische, interaktive Elemente, die die Besucher fesseln. Nur so verbringen sie viel Zeit auf der Plattform und gehen nicht direkt wieder. Auf einer physischen Messe ist die Barriere viel höher, direkt wieder zu gehen – noch dazu, wenn man Eintritt bezahlt hat. Auf der anderen Seite lässt sich ein virtueller Messebesuch viel besser in den Tagesablauf integrieren: Die Kinder morgens in die Schule bringen und von 10 bis 12 ein wichtiger Business-Termin? Das ist kein Problem, weil man die Messe immer mal wieder (kurz) verlassen und dann wiederkommen kann.

Um in den Themenwelten ein „Messegefühl“ herzustellen, haben wir die Stände mit einem Hotness-Faktor versehen: Ist an dem Stand viel los, fängt er an zu glühen. So kann man wie auf der physischen Messe auch feststellen, welche Aussteller besonders „heiß“ sind und unbedingt einen Besuch verdient haben.

Ein weiteres Element für ein annähernd physisches Messegefühl kam während der Umsetzung auf. Für die Besucher waren sehr früh im Projekt schon virtuelle Spieltische über Tabletopia, Board Game Arena o.ä. vorgesehen. Zusätzlich zu diesen Plattformen ist ein Sprachkanal notwendig, über den die Teilnehmer einer Partie miteinander sprechen. Hier hatte sich nach einiger Zeit Discord als Mittel der Wahl herauskristallisiert. Basierend auf Discord kam im Laufe des Projekts eine Funktion hinzu, über die man am Stand oder einfach so mit den Ausstellern oder anderen Besuchern plaudern konnte.

Viele Releases und frühes Feedback

Aber nicht nur Discord war für viele der Aussteller Neuland; auf einer virtuellen Messe auszustellen ebenfalls. Unter anderem deshalb war es sehr wichtig, dass die Aussteller frühzeitig im Projekt ihre Stände beziehen konnten – also Texte und Bilder hochladen und ihre Produkte anlegen. Als nächstes waren die Videos, Blog Posts, Podcasts, Pressemitteilungen und weitere Medien an der Reihe, die von Ausstellern und Medienschaffenden kamen. Parallel zu dem für Besucher sichtbaren Messebereich entstand ein komplettes Backoffice für diese Zielgruppen.

Diese frühen Releases vor dem Start der Messe waren für uns auch eine wichtige Feedback-Quelle. Natürlich haben wir den aktuellen Fortschritt alle zwei Wochen im Sprint Review mit dem Kunden besprochen und uns sein Feedback eingeholt. Das Feedback der Aussteller brachte aber Dinge zutage, an die keiner von uns gedacht hatte.

Folglich wurde auch die Software der Messe nicht nur einige wenige Male deployt. Es gab über 2.000 Deployments und mehrere Dutzend fachliche Releases.

Technik: Moderne Cloud-Native-Anwendung in AWS

Diese häufigen Deployments waren nur dank eines vom Code Build bis hin zum Provisionieren der Infrastruktur (über Infrastructure as Code) stark automatisierten Prozesses möglich. Das Frontend der Anwendung ist in React mit TypeScript realisiert, das Backend mit Java und Spring Boot. Für das Application Performance Monitoring kam New Relic zum Einsatz. Am 22. Oktober sollte sich zeigen, dass es absolut richtig war, auf skalierbare Cloud-Technologien zu setzen. Der Besucheransturm war so groß, dass wir die ersten Stunden fleißig damit beschäftigt waren, die Infrastruktur zu skalieren.

Am Abend des 25. Oktober nahm die Mammutaufgabe SPIEL.digital dann ihr (vorläufiges) Ende und das cosee-Team blickt glücklich und zufrieden auf ein tolles Digitalisierungsprojekt zurück.